セミナー成功の鍵「会員管理機能」とは？選び方や違いを確認

この記事では、セミナー主催者様における「会員管理」の重要性について探り、セミナーにおける会員管理に必要な機能やメリット、会員管理ツールの正しい選び方について詳しく解説します。

会員管理は、セミナー顧客やメンバーとの関係構築、組織の成長、収益の向上に不可欠な要素です。

本記事を読んで、セミナーにおける会員管理機能について理解し、適切に活用できるようご確認ください。

セミナーにおける会員管理機能とは？

まず、会員管理とは、組織や企業が顧客やメンバーの情報を収集し、適切に管理・活用するプロセスのことを指します。

会員管理を適切に行うことで、CRM(Customer Relationship Management）施策の実施にも活かすことができ、顧客やメンバーとの持続的な関係構築に貢献します。

一般に会員管理に必要な要素には、会員の名称（ユーザー名）、連絡先メールアドレス、ユニークなユーザーIDとなり、必要に応じて電話番号や住所、趣味嗜好といった情報も収集し管理します。ビジネスによってはサービス上で視聴履歴やセミナー等イベントの参加履歴、動画の資料履歴等も管理をします。

こういった情報を適切に管理することで、会員個別のニーズに合わせたサービス提供やマーケティング戦略の最適化が可能となり、顧客満足度の向上や収益の増加につながります。

特にセミナーを実施する企業様において、会員管理を適切に行い活用することは他社との差別化や業務効率化において非常に重要です。

例えば、会員のセミナー受講履歴や動画視聴履歴を把握し、オススメ動画を配信するサービスを構築することで、ユーザー満足度を向上させることができます。また、参加者のデータを一元管理し、通知機能やセキュリティ機能を持たせることで組織の運営タスクも最小化することができます。

セミナー会員管理に必要な機能

セミナーにおける会員管理に必要な機能として、主に以下の3項目があります。

• ユーザー情報管理
• 視聴履歴出力
• ユーザー属性に合わせた抽出、検索

それでは順に説明します。

ユーザー情報管理

ユーザー情報には、IDやパスワード、メールアドレス、グループ(視聴権限)をはじめ、氏名、会社名、電話番号、生年月日、性別などの個人情報も含まれます。

個人情報を扱う観点からも、セキュリティの確保は必須条件です。

整合性を担保できる管理も重要になりますが、管理者においてユーザー情報の設定・管理を容易に行える自由度も条件の一つと言えるでしょう。

視聴ID/PW、グループ(視聴権限)などのユーザー情報は、csv形式のファイルで一括変更可能であると便利です。

履歴出力

セミナーにおいて、ユーザーが視聴した動画やその日付を管理することは重要です。

動画のタイトルや内容を把握し、これらのデータを活用するために、csv形式のファイルなどで出力できると良いでしょう。

ユーザー属性に合わせた抽出、検索

管理されたユーザー情報を活用しやすくするための機能が重要です。

ユーザーアカウントを属性ごとに抽出、検索することで、事業戦略ごとのターゲットをリスト化し、次のビジネスアクションへの利用がしやすくなります。

セミナー会員管理機能【導入するメリット】

セミナー主催者が会員管理機能を導入するメリットには、主に以下の3つがあります。

• 既存会員との関係性向上
• サービス内容の改善
• 競合他社からの申し込みを抑制

それでは順に説明します。

既存会員との関係性向上

セミナーにおける会員管理機能活用のメリット1つ目は、既存会員との関係性向上です。

過去の視聴履歴を元にしたメールマガジンの送信などにより、他おすすめセミナー動画の提案が可能になります。

例えば、ある顧客が特定の分野の動画を過去に視聴した経験がある場合、同様のカテゴリの動画やセミナーに対し興味を持つ可能性が高いと考えられます。

そこで会員管理の情報を活用し、その顧客に対して関連動画をおすすめすることで、効果的に会員に動画を試聴させることが可能となります。

サービス内容の改善

セミナーにおける会員管理機能のメリット2つ目は、サービス内容の改善です。
顧客からのフィードバックや不満を収集し、商品・サービスの向上に活かすことは、持続的な改善と顧客満足度向上に向けて重要です。

また、参加者の情報やセミナーの出席状況などのデータを管理して分析できる機能もあります。

このような機能を活用しデータを分析することで、セミナーがどのくらい成功しているか調査し、今後の改善に生かすことができます。
企業側から特定の顧客に対しアンケートやレビューを活用することで、フィードバックを求めることも可能になります。

顧客の意見や体験を直接聞くことで、商品やサービスの改善点や課題を把握できます。また、不満や課題がある場合でも、それをポジティブなチャンスと捉え、改善に向けた取り組みを行うことで、顧客との信頼関係を深めることもできます。

顧客の声を大切にし、そのフィードバックを有益な改善へとつなげることで、企業はより良い商品とサービスを提供でき、顧客との信頼関係を構築できるでしょう。

競合他社からの申し込みを抑制

セミナーにおける会員管理機能のメリット3つ目は、競合他社からの申し込みを抑制できることです。

競合他社は、他の企業がどのようなセミナーを開いているのか、情報を入手し、自らのビジネス戦略に反映しようとします。

会員管理を適切に行うことで、セミナーに参加するユーザーを一人一人管理でき、純粋な視聴を目的としない競合他社から視聴の申し込みを抑制することができます。

アカウントの不正利用を抑制する効果もあり、ビジネスの適正な運用を可能にします。

セミナー会員管理機能【選び方】

セミナーにおける会員管理機能の選び方には、主に以下の3つの視点が重要となります。

• 必要な機能は揃っているか？
• システムの操作性は難しくないか？
• 予算に見合っているか？

それでは順に説明します。

必要な機能は揃っているか？

まずは、自社が開催するセミナーに必要な機能を確認しましょう。

本記事で紹介している一般的な機能が含まれているかもよく確認し、抜けている機能がないか注意する必要があります。

さらに、目的に応じたユニークな機能として、例えば、

• 支払い機能が充実しているシステム
• イベントマーケティングに特化したシステム
• セミナーの受講票管理が楽になるシステム

このような機能を事前に確認しておくことで、自組織のビジネスに必要なサービスを厳選することができます。

すでに標準として提供されている機能からのカスタマイズの可否なども導入時点で確認しておきましょう。

システムの操作性は難しくないか？

システムの使いやすさもセミナーにおける会員管理機能選びには重要なポイントです。

管理者が使いにくいシステムでは、業務の効率化が十分に達成できないため、会員管理機能は直感的で使いやすいものを選ぶのがおすすめです。

使いやすいものを選ぶため、初回無料やお試しプランのあるツールを試しに使ってみるとイメージがつかめます。

また、セミナー参加者が使いやすい会員管理機能を選ぶことも重要です。

セミナーやサービス全体の満足度をさらに上げることができ、長期的な関係強化にも期待できます。

予算に見合っているか？

会員管理機能を利用するには、導入コストと運用コストがかかります。

それぞれの予算をあらかじめ設定し、都度コストへのインパクトを確認することが重要です。

標準パッケージでは予算内であったが、操作性の向上や機能付与を目的にカスタマイズを要求した結果、最終的に高額になってしまう可能性もあります。

カスタマイズは必要最小限に抑え、予算に見合ったシステムを導入することが重要です。

「クラストリーム」の「会員管理機能」について

本章では、弊社サービスのクラストリームで提供している会員管理機能について紹介します。

「クラストリーム」は、セミナーにおける会員管理機能も備えたサービスを提供しており、上述してきたユーザー情報管理や視聴履歴出力、ユーザーの並び替え、検索機能などの会員管理機能も一通り充実しております。

さらに、セミナー特有の重要機能である、以下についても紹介します。

• セミナー申し込み
• メール一斉送信機能
• ライブ配信
• 見逃し配信
• アンケート
• 視聴履歴

それでは順に説明します。

セミナー申し込み

申込フォームからセミナーの申込が可能であり、この段階で特定メールドメインからの申し込みを禁止することで、競合他社からの申し込みを抑制することができます。

メール一斉送信機能

ユーザーへ管理者からシステムを通してメールを送信することができます。

全ユーザー、個別単位などが選択でき、効率よく業務を遂行することができます。

より便利なグループ設定機能があり、ユーザーごとにグループを割り当て、例えば特有のセミナーを受講するグループにのみメールを一斉送信できる、という機能を持ちます。

ライブ配信

録画した動画をアップロードしてオンデマンド配信(VOD)することができますが、録画した動画の配信だけでなく、リアルタイムで行うライブ配信も可能です。

さらに、事前設定することで、ライブ配信した動画をそのまま録画動画として配信できます。

「クラキャスター」という無料アプリを利用することで、スマホからのライブ配信も可能です。

見逃し配信

視聴登録したセミナー動画は、万が一見逃した場合も後日配信が可能です。

やむを得ない理由で視聴できなかったユーザーにとっては、ありがたい機能となるでしょう。

アンケート

全てのプランでアンケート機能が利用可能です。

ラジオ形式(単一回答)、チェック形式(複数回答)、自由記述式から回答方法を選んで作成することができ、ユーザーごとに動画の感想や意見を集められます。

また、アンケート結果は管理サイトからcsv形式ファイルでダウンロードすることもできるので、管理者様が集計を行うこともできるようになっています。

集計したデータを分析し、次回のセミナーやサービスの改善に活用することが可能です。

「クラストリーム」には、アンケート機能をお試しいただけるデモ動画も用意していますので、HPからお試し可能です。

視聴履歴

ユーザーの視聴履歴をcsv形式で日付を指定して出力することができます。

視聴履歴には以下のような情報が記載されます。

• start_date(視聴開始日時)
• end_date(視聴終了日時)
• category(カテゴリー名)
• title(動画のタイトル)
• content_type(コンテンツ種別)
• current_time_rate(動画再生終了率)

集計したデータを分析し、個別のターゲッティング戦略やビジネス戦略の検討に活用することができます。

「クラストリーム」でセミナーの会員管理を実現

本記事では、セミナー主催者様における会員管理の重要性や会員管理に必要な機能、メリット、正しい選び方などについて解説しました。

セミナーにおける会員管理は、顧客やメンバーとの関係構築、組織の成長、収益の向上に不可欠な要素です。

弊社のサービスである「クラストリーム」では、標準的な会員管理の機能はもちろん、セミナー開催に適した機能も充実しており、企業様ごとのカスタマイズも可能です。

運用規模に応じた料金プランも充実しており、検討されるセミナーに適したプランをご紹介できます。

民間企業から学校まで多くの導入事例があり、セキュリティ対策も充実していることから、安心してご利用いただけます。

セミナーにおける会員管理ツールの導入を予定されている場合は、是非一度検討してみてください。

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