YouTubeを社内利用できるのか？メリットや注意点を解説！
「オンラインでの情報共有に何か良い手法はないか？」
「YouTubeを社内で利用できると聞いたことがあるが、セキュリティ面など大丈夫なの？」
と悩まれてはいませんか？
感染症の流行や異常気象の影響でのテレワーク普及に伴い、オンラインのコミュニケーションが主流となっている昨今、オンラインでの情報共有がより一層の重要性を増しています。
そんな中でも「YouTubeを社内利用できると聞いたけど、実際のところどうなの？」という疑問を持つ方は少なくないでしょう。
そこで、この記事では、YouTubeを社内利用するメリットや問題点についてわかりやすく解説します。
最後までご覧いただき、Youtubeを安全に社内利用してください。
YouTubeの社内利用とは？
それではまず、YouTubeを社内利用する際のよくある活用例やどのように社内利用しているかについて簡単にご説明します。
今回ご説明する項目は下記の3つです。
- YouTubeを社内利用する目的
- YouTubeの限定公開機能
- YouTubeの社内利用の活用例
順に解説します。
YouTubeを社内利用する目的
まずはYouTubeを社内利用する目的について説明します。
昨今では、多くの企業が在宅勤務を含むリモートワークを取り入れています。
リモートワークは従業員側のライフワークバランスを向上させるだけでなく企業側にもオフィスの縮小などのメリットが多い一方、顔を直接合わせて話すことが難しくなり、その結果、社内の情報共有や研修の方法が課題となる企業も増えています。
その解決策として、YouTubeの社内利用を検討する企業が増えている状況です。
YouTubeの限定公開機能
続いてはYouTubeの限定公開機能についてです。
多くの人がイメージするYouTubeは、そのほとんどが「通常公開」の機能でしょう。
ある程度の規約に沿った内容であれば、自由に配信することができ、視聴者側も自由に閲覧できる機能です。
一方で、YouTubeには「限定公開」という機能があり、不特定多数からのアクセスを制限できます。
動画自体にパスワードを設定することや、企業のドメイン外ユーザーをアクセス制限する機能はありませんが、「限定公開」機能によって動画のURLを知っている社員のみがアクセスできる状態にすることができ、ある程度のセキュリティを確保できます。
YouTube社内利用の活用例
では実際にYoutubeはどのように社内で活用されているのでしょうか。
YouTubeを社内で利用する際の具体的な活用例を4つご紹介します。
研修・教育
場所や時間を問わず、社内での研修や教育を動画で配信、視聴したい場合に利用できます。
マニュアル動画
作業マニュアルなど、画像や文章では伝えにくい内容を伝えたい場合に利用できます。
講演会などのイベント
不特定多数に向けて、同時にもしくは事後に同じ内容を会場以外の方にも配信したい場合に利用できます。
社内報
社内の情報共有を行いたい、紙での配布は面倒でコストがかかってしまう、という場合に利用できます。
以上のように、ビジネス上の情報共有に関する多くの場面において、YouTubeは利用できることがわかります。
YouTubeを社内で利用する際のメリット
YouTubeを社内で利用する際のメリットは以下のようなものがあります。
- コストを削減できる
- 属人化を無くし業務を効率化
- 情報が伝わりやすい
- 使い慣れたプラットフォームだから導入が簡単
それでは、順に説明します。
コストを削減できる
YouTubeを社内で利用するメリットの1つ目は、コストを削減できることです。
社内報や研修を紙で行う場合と比較すると、書類の制作費、印刷費、配布（出張）費などを削減することができます。
研修の場合はさらに講師の出張費や会場のレンタル代、社員の交通費などが発生する可能性もありますが、YouTubeプラットフォームを使用すれば公開方式に関わらず、無料で利用できるため、各種費用発生に伴うタスク面でも人件費を抑えることができます。
属人化を無くし業務を効率化
YouTubeを利用することのメリットの2つ目は、属人化を無くし業務を効率化できることです。
オンラインでの情報共有であれば、場所や時間に関係なく、配信・視聴できることから各人の視聴に合わせた調整が不要となり、業務効率化を実現できます。
研修においては、一人で全国に配信できることから、講師の属人性を解消でき、受講者の理解度や満足度を一定にすることが可能です。
社内の人事制度や目標説明などにおいても、発表者の理解度や技能によらず、統一した内容の情報が共有できることは、以降の情報統制が不要になり、業務を効率化することが可能となります。
情報が伝わりやすい
YouTubeを利用することのメリットの3つ目は、情報が伝わりやすいことです。
動画はテキストの約5000倍の情報量があると言われています。
今まで目を通していなかった社内報や、読むだけでは理解できていなかった決算資料など、これまで共有はされていたものの意味をなしていなかった媒体を、意味のある有意義なものにすることが可能です。
また、社員教育用に作成した作業マニュアルなどにおいては、実際の動作を実演、配信できることにより、言葉や写真ではわかりにくかった内容でも伝わりやすいというメリットがあります。
使い慣れたプラットフォームだから導入が簡単
令和4年度の総務省の調査によると、YouTubeの利用率は全年代で88.2％と非常に高い数字を記録しています。
※総務省公式HPより引用：「令和4年度 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」
この調査結果からも、年齢を問わず多くの方々が日常的にYouTubeを利用しており、その操作方法や機能を知っていることがわかります。
Youtubeであれば社内で新しいツールを導入する際に生じる学習コストが非常に低いため、迅速に取り入れやすいというメリットがあります。
YouTubeを利用する際の注意点
ここまでYoutubeを社内利用するメリットを解説しましたが、YouTubeを社内で利用するのはメリットばかりではありません。
Youtubeを社内利用する際の注意点についてもしっかりと確認しましょう。
Youtubeを社内利用する際には以下のような注意点があります。
- 情報漏洩などのセキュリティ面での問題
- 利用規約による制限
- 関連動画や広告の表示により集中力が削がれる
それでは、順に説明します。
情報漏洩などのセキュリティ面での問題
YouTubeを利用する際の注意点の1つ目は、情報漏洩などのセキュリティ面での問題です。
YouTubeの「限定公開」機能では、URLを知ることで誰でも動画が視聴でき、さらにURLを知っていれば第三者に共有することが可能です。
つまり、意図的でなかったとしても、誰でも閲覧できる場所に限定公開のURLを載せてしまった場合や、限定公開動画のURLをメールで送信する際に送信相手を間違えてしまった場合などに、機密情報が流出してしまう可能性が考えられるでしょう。
さらに、動画アップロード時の公開設定を間違えると、限定公開にするつもりが誤って一般公開とされてしまうリスクも考えられます。
このように、YouTubeを利用した情報共有にはセキュリティ面での問題を避けることができません。
利用規約による制限
YouTubeを利用する際の注意点の2つ目は、利用規約による制限や不利益があることです。
企業がYouTubeを使用する際は、利用規約の内容を十分に把握しておくことが重要です。
例えば、動画再生中に広告が表示されてしまう、という事象が挙げられます。
利用規約には「本サービスにおけるコンテンツの収益化に関する権利を YouTube に付与します（収益化には、コンテンツ上やコンテンツ内で広告を表示すること、あるいはアクセスの手数料をユーザーに請求することが含まれます）」と記載されています。
動画中にYouTube側で広告を表示することが明言されており、避けることはできません。
他にも、アップロードした動画を有料配信して収益化できないという内容や、動画の削除や著作権についての内容が規約には盛り込まれています。
気づかずに利用規約違反とならぬよう、あらかじめ最新の規約を読み、ある程度縛られた中で利用する必要があります。
関連動画や広告の表示により集中力が削がれる
Youtubeは2021年の利用規約改定後から、動画の収益化プログラムに参加していない場合でも視聴途中の動画に広告が表示されるようになっています。
また、現在視聴中の動画の周りに関連動画なども表示されるため、社員の集中力が散漫になり本来の目的を達成できない可能性があります。
Youtubeを社内利用する際にはこういったデメリットもあるため、社内のコンテンツのみに集中させたい、広告などを表示させたくないという場合には、Youtubeではない動画配信プラットフォームの活用がおすすめです。
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多種多様なカスタマイズはもちろん、動画配信の商用利用なども可能なためウェビナーなどを有料で配信することも可能です。
YouTubeの社内利用についてのまとめ
本記事では、YouTubeの社内利用について、具体例やメリット、注意点を紹介しました。
目的に合う利用方法があれば、YouTubeも活用可能ですが、社内情報は機密性の高いものが多く、セキュリティ面での問題を解決する必要が出てくるでしょう。
セキュリティ面の他にも利用規約による制限など、知識がない方にとっては不便と感じられるかもしれません。
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