2023/10/13
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業務マニュアルは動画でわかりやすく！簡単な作成方法を紹介
自社の業務効率化や品質向上のために、業務内容を整理してマニュアル化するということは必要不可欠であり、すでに多くの企業が取り組んでいます。
しかし、多岐に渡る業務において、すべての業務内容を文章でマニュアル化することは困難でしょう。
そこで、この問題を解決するために有効なのが、業務マニュアルの動画化です。
この記事では、業務マニュアルを動画化する際のメリット・デメリットから簡単な作成方法まで詳しく解説していきますので、是非参考にしてください。
業務マニュアルを動画で作成するメリット【3選】
ここでは、業務マニュアルを動画で作成する5つのメリットについてご紹介します。
1. 視覚的に情報伝達できる
動画の業務マニュアルは、紙の業務マニュアルでは伝えにくい表現を視覚的に伝えることが可能です。
料理レシピなどでは揚げ具合を確認する際に、音や気泡の大きさなどから判断をすることもありますが、写真と文字だけだと伝わりづらいことがあります。その点、動画だと映像＋音声から、判断条件をより分かりやすく伝えることが可能です。
2. 記憶に定着しやすい
業務マニュアルを動画で作成すれば、必要な時に繰り返し閲覧することができるため、記憶に定着しやすいと言えます。
動画の業務マニュアルは、紙の業務マニュアルと違い持ち運びする必要がないため、確認したい時は場所を選ばずいつでも閲覧することが可能です。
反復効果により、短期間での記憶定着も期待できます。
3. コストの削減に繋がる
業務マニュアルを動画で作成することで、経費等のコスト削減に貢献できます。
紙の業務マニュアルでは、作成時に紙代や印刷費などが発生します。
しかし、業務マニュアルを動画で作成すれば紙代などの経費はかからないため、大幅にコストを削減できます。
業務マニュアルを動画で作成するデメリット【2選】
ここでは、業務マニュアルを動画で作成する2つのデメリットをご紹介します。
1.端末やネット環境の準備が必要になる
業務マニュアルを動画で作成する場合は、閲覧するための端末やネット環境の準備が必要になります。
動画の業務マニュアルを社内で共有するためには、端末やWi-Fiなどのネット環境の用意が必須です。
業務マニュアルを動画で作成する場合は、事前準備がどうしても必要となります。
2.撮影や編集の手間がかかる
業務マニュアルを動画で作成する場合、撮影や編集などの手間が発生します。
デメリット1でもお伝えしたような端末やネット環境の用意、マニュアル化するにあたっての事前リサーチなどの準備も手間となりますが、動画の撮影・編集にも膨大な時間と手間がかかるため、個人で業務マニュアルを動画で作成するにはかなりの負担がかかるでしょう。
しかし、社内で業務マニュアル動画を共有できるアプリを活用すれば、端末やネット環境、動画作成の手間などを気にせず、効率的に業務マニュアルを作成することができます。
業務マニュアル動画の利用シーン【3選】
ここからは、業務マニュアル動画の利用シーンを3つご紹介します。
1.業務手順の説明
業務手順を説明する際に、業務マニュアル動画を利用することでわかりやすく伝達することができます。
例えば、機械の操作や複雑な工程など、実際に行っている業務内容を確認することで、スムーズに業務手順の共有ができます。
2.業務熟練度の強化
熟練社員が実施している手順を業務マニュアル動画としておくことで、新人などの習熟度を底上げすることも期待できます。
また、業務手順が分からなくなった際に、業務の流れから細かい工程まで動画で確認しながら学び、知識を深めることができます。
3.新製品の共有
業務マニュアル動画なら、自社の新製品を迅速に社内共有できます。
新製品の詳細や使い方などを動画でマニュアル化することにより、いち早く新製品の情報を共有できます。
販売促進や作業効率化に繋がることも期待できるでしょう。
業務マニュアル動画の簡単な5つの作成手順
ここからは、業務マニュアル動画の簡単な5つの作成手順についてご紹介します。
1.作成者を決める
まず、業務マニュアル動画の作成者を決めましょう。
複数の従業員で1つのマニュアルを作成しようとした場合、作成方法に相違が生まれ、思うように作業が進まない可能性があります。
そのため、全体の業務内容を把握している現場責任者が業務マニュアル動画を作成することで、効率的に作業を進めやすくなります。
2.内容を決める
次に、業務マニュアル動画の内容を決めていきます。
どのような業務内容に関するマニュアル動画を従業員が求めているのかリサーチし、内容を決めていきましょう。
3.台本の作成を行う
業務マニュアル動画を作成するうえで一番重要になるのが、業務マニュアル動画の台本作成です。
この後の手順を円滑に行うためにも、丁寧に行いましょう。
ここでは、紙の業務マニュアルでは伝えきれない部分や最も伝えたいことの要点を絞り、話の流れを構成していきます。
4.動画を撮影する
台本が完成した後は、いよいよ業務マニュアル動画の撮影に入ります。
現場の業務の支障にならないように撮影日を決め、作成した台本をもとに動画の撮影を行いましょう。
事前に、どのアングルから撮影するのが見やすいか、確認することでスムーズに撮影ができます。
5.動画の編集を行う
最後に、撮影した業務マニュアル動画の編集を行います。
必要に応じてナレーションや字幕なども追加すると、よりわかりやすい業務マニュアル動画となるでしょう。
このセクションでは、業務マニュアル動画の作成方法についてお伝えしてきました。
しかし、このような作成方法だと、「かなりの手間がかかり動画作成者への負担が大きくなるのでは？」と感じる方もいるのではないでしょうか。
そこで、クラストリームの共有アプリ「みんなでとる」を活用すれば、業務マニュアル動画の作成の手間を大幅に軽減し、簡単に作成することが可能となります。
業務マニュアル動画を作成するなら「みんなでトル」
この記事では、業務マニュアル動画のメリット・デメリットから作成方法まで詳しく解説してきました。
ここでは、業務マニュアル動画が簡単に作成できる「みんなでトル」 の特長を4つご紹介します。
1.スマートフォンで撮影して簡単に公開できる
前のセクションでお伝えしたような細部までこだわった業務マニュアル動画を作成することも大切ですが、作成にはどうしても時間と手間がかかってしまいます。
「みんなでトル」であれば、「この業務マニュアルが欲しい！」と思ったその時に動画を撮影し、簡単に社内共有することができます。
2.字幕の自動生成機能付き
「みんなでトル」は、字幕の自動生成機能が備わっています。
字幕をつけるための編集作業をわざわざ行わなくても、自動で業務マニュアル動画に字幕を表示させることができます。
工場内・屋外などの騒音の大きい場所や、電車・オフィス内などの音の出せない場所でも文字と映像で内容を確認することができます。
3. 熟練社員の知見をアーカイブ化できる
「みんなでトル」は、作業工程などを撮影した業務マニュアル動画をアーカイブ化することが可能です。
また、業務マニュアル動画をカテコリー別に分類することができるため、探す手間を省くこともできます。
4. セキュリティ対策が万全
「みんなでトル」は、視聴者が映像をダウンロードできないストリーミング形式で配信されます。そのため、外部には漏らしたくない映像を社内関係者のみで共有でき、さらに盗聴もできないようセキュリティ対策は万全です。
社内で業務マニュアル動画を手軽に作成したい方は、こちらをご覧ください。