主催者の手間を削減！講演会リポート作成のコストは「動画配信システム」で解決

講演会を主催するとき、講演内容をリポートに整理して参加者へ配布することも多いでしょう。しかし、文書の校閲や印刷、郵送といった「コスト」に負担を感じているのではないでしょうか。

そこでこの記事では、リポート作成のコストの解決方法として「動画配信システム導入」の魅力を解説します。システム導入により低コストで講演会準備〜リポート作成が行えるので、講演会のコスト縮減対策として参考にしてみてください。

講演会リポートにかかるコストとは？

講演会終了後、リポートを作成することも多いはずです。しかし中にはコストの細かい内訳を把握していない人もいるのではないでしょうか。
まずは講演会リポート作成にどのようなコストが発生するのか把握していきましょう。

手間

講演会リポートの作成には、次のような手間が発生します。

●原稿起こし
●文書校正
●講師への文書校閲
●リポートデザイン
●印刷
●郵送

講演会リポートは、参加者へ素早く情報を伝える必要があり、講演会後、スピーディーにリポートを仕上げなければなりません。しかし、講習会のボリュームが大きいほど原稿量が莫大となり、従業員の作業量を増やしてしまいます。

直接的な金銭支出

講演会リポートの作成には、次のような費用がかかります。

●人件費
●デザイン費
●印刷費
●郵送費

リポートの作成期間が長ければ長いほど、人件費が増えます。またリポートのデザインを季節や講演会ごとに変更する必要があるのならデザイン費、他にも、参加者へ紙の資料を渡すために印刷費や郵送費も必要です。
ここからも分かるように、講演会リポートを作成する際には様々な費用が発生します。そのため講演会にかかる予算を大きく圧迫することにつながります。

講演会の開催ごとに同じ作業・費用がかかる

講演会にかかるコストは講演会を開催するたびに発生します。
講演会の頻度が高ければ、その分作業回転率上げる必要があるため、従業員の負担が増えてしまいます。また、急いでリポートを印刷・郵送する場合には、割増料金が発生することもあるでしょう。
さらには、講演会リポート作成だけでなく、講演会自体にも手間と費用がかかってしまうので「講演会」という括りを鳥瞰的に見ても、今後の手間と費用への対策を検討する必要があります。

講演会リポートにかかるコストは「動画配信システム」の導入で解決しよう

講演会リポート作成に、様々なコストが発生することがわかりました。では、どのような方法でこの課題を解決することができるのでしょうか。
もし講演会リポート作成の手間を小さくし、負担を軽減していきたいなら「動画配信システム」を導入するのがオススメです。
ここでは、動画配信システム導入によって解決できるポイントを2つ紹介します。主催者がかかえるコストの課題を解決できるか確認していきましょう。

アーカイブ配信でリポート作成の手間を改善

講演会リポートのボリュームが大きいことが関係して従業員の作業を圧迫しているなら、動画配信システムの「アーカイブ配信機能」を利用してみてはいかがでしょうか。
アーカイブ配信とは、講演会を映像としてレコーディングし、システム内で公開するというものです。この配信方法を導入すれば、参加者はいつでも過去の講演会動画を視聴できます。

動画アーカイブがあれば、講演会の内容をリポートですべて説明する必要がなくなります。リポートには講演会の要点だけを掲載し、詳細情報は動画配信システムでチェックしてもらえるように誘導できれば、リポート作成の手間を大幅に削減できます。つまり、講演会のたびに必要となっていたボリュームのあるリポート作成をA4サイズ1枚に収めることが可能です。

講演会リポートのオンライン送付で金銭支出をカット

動画配信システムでは「ファイルアップロード機能」が利用できます。この機能を利用すると、動画データ以外にも画像や資料データをアップロードできることから、参加者に対して、電子データを使って講演会リポートを配信できます。

電子データで講演会リポートを送付することには、次のような魅力があります。

●印刷や郵送が不要となりコストを削減
●リポート内容の修正・加筆が可能
●動画配信システムというプラットフォームが利用できるので共有が簡単

動画配信システムの導入によって、従来の講演会リポート作成の手間と費用を大幅に削減できます。

講演会リポートのコスト削減は「クラストリーム」の利用がオススメ

講演会リポート作成のコスト削減のために、動画配信システム導入を検討したいと考える方もいるでしょう。しかし、動画配信システムは複数の会社からサービスが提供されているので、どれを選べばよいか分からない人もいるのではないでしょうか。

そこで最後に、講演会リポート作成のコスト削減に役立つシステム「クラストリーム」について解説します。講演会準備～リポート作成を包括して利用できる便利なシステムですので、その魅力を紹介していきます。

ライブ配信～リポート配信まで網羅的に利用できる

動画配信システムのクラストリームには、次のような機能が搭載されていることから、講演会準備～講演会リポートにかかるすべてのコストが抑えられます。

●ライブ配信
●アーカイブ配信
●資料ファイル添付
●会員登録

まず講演会の準備を効率化してくれるのが「ライブ配信」です。ライブ配信、つまり講演会をオンラインで実施できるため会場費用を削減できます。また、講演会参加者数の上限を調整することによって、一度に多くの人たちに講演会を視聴してもらえるため、講演会の回数を縮減することも可能です。

次に講演会リポートを効率化してくれるのが「アーカイブ配信」と「資料ファイル添付」です。指定したユーザーだけに視聴制限を付けた過去動画を見てもらえることはもちろん、リポートとして整理した資料を動画に添付できます。

高品質レコーディング機能で視聴しやすいアーカイブを公開できる

クラストリームは「高品質レコーディング」によって、高品質な動画をアーカイブ配信で公開できます。またアーカイブ配信を行う動画はカテゴリ分けできることから、効率的に動画管理ができるメリットを持っています。
他にもクラストリームでは、講演会の2倍速再生機能や、動画の評価機能が搭載されているため、登録ユーザーはいち早く高品質な講習会を視聴できます。

参加者のみの限定公開が可能

クラストリームを利用する主催者は、会員登録を行ったユーザーに対して視聴制限の設定を行えます。誰にどの動画を公開するか詳細グループごとに設定できることはもちろん、講演会情報を会員ユーザーに一括送信できます。講演会の開催前～開催後における情報共有に活用できる魅力があります。

まとめ

この記事では、講演会にかかる「コスト」と、その課題を解決する方法として「動画配信システムの導入」を解説しました。

クラストリームという動画配信システムのプラットフォームを利用すれば、講演会の主催者がかかえる課題を解決し、従業員の作業量やリポート作成費用を削減できます。

クラストリームは、主催者側がオンライン講演会を快適に実施できるサービスを提供しています。同時視聴者数にあわせたプランも提供しているので、講演会の課題解決に「動画配信システム」の導入をお考え中なら、ぜひご検討ください。