ウェビナーのやり方を徹底解説！動画配信システム導入のメリット

昨今のビジネスシーンでは、テレワークに代表されるように働き方改革が加速しており、これまでのビジネススタイルや業務の進め方などが大きく様変わりしています。
対応が変化している業務の一つとして、セミナーや説明会、研修の開催スタイルが挙げられます。その代表例が、ウェビナーの導入です。
これまで特定の場所に顧客や社員を一同に集めて開催されていたセミナーや研修会は、デジタル社会の進展に伴い、業務負担やコストの面から見直され、インターネットを利用してウェブ上で行われることが多くなっています。これがウェビナーです。

この記事では、まずウェビナーとは何か、ウェビナーの具体的な活用事例について紹介した上で、動画配信システムを導入しウェビナーを行うメリットとともに、ウェビナーのやり方について徹底解説していきます。

ウェビナーのやり方

ウェビナーには、上記のようなさまざまなメリットがありますが、やり方がよく分からないという方もいらっしゃるでしょう。
ここでは、動画配信システムを利用したウェビナーのやり方について、ご紹介します。

ウェビナーを行う目的等の明確化

まず、ウェビナーを行う目的を明確にする必要があります。これは、オフライン形式でセミナーや研修会を行う場合と同様です。
その上で、ウェビナーを、オンラインでライブとして行うのか、顧客や社員がいつでもアクセスできるようにオンデマンド配信で行うのか配信方法について検討します。
もちろん、ライブ配信したものを、その後、オンデマンド配信することも可能です。

ライブ配信か、オンデマンド配信かは、ウェビナーを行う目的と大きく関わってきます。
例えば、新商品発表会などは、ライブ配信が適しており、顧客である視聴者を引き付ける効果があります。
多くの社員が受講する研修会などは、社員の都合が良い時にいつでも受講できる、オンデマンド配信が適しています。
　
また、ライブ配信の場合は参加できる人数をどのくらいにするか、オンデマンド配信の場合は1回の動画の長さをどのくらいにするか、複数の動画に分ける必要があるかなど、個々のセミナーや研修会ごとに最も適した配信の方法や態様などについて具体的に詰めていく必要があります。

必要な機材やツールの選定

セミナーや研修会の具体的な目的や配信方法等が決まったら、これを実現するための機材やツール、動画配信システムを選定します。動画を撮影するための機材（カメラやマイク）はイメージがわきやすいと思いますが、大事なのは撮影した動画をどうやってウェビナーとしてお客様に届けるかになるでしょう。ウェビナーとして、動画を配信するためには、専用の動画配信システムの契約が必要で、撮影した動画をこの配信システムを通してお客様に動画を届けることが可能になります。
弊社のクラウド型動画配信システムクラストリームもウェビナー用途でよく利用されております。

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こういった配信システム上に動画を載せることで、ウェビナーは実現できます。

ウェビナーの実施

以上のような作業を経て、次は、いよいよ撮影・配信です。
　
ウェビナーを実施する際は、事前に以下の通信環境チェックを行ってください。
・映像が途切れていないか
・音声が乱れていないか

ライブ配信では、チャット機能を活用し、リアルタイムで視聴者の質問に答えるなど、ウェビナーの内容が単調にならないように工夫しましょう。
ライブ配信した内容を録画することによって、ストリーミング再生できるオンデマンド配信が可能です。適切な長さに編集し、必要に応じて、字幕を入れたり、資料画像や写真を挿入したりし、視聴者が飽きない、より効果的な動画に仕上げましょう。

弊社のクラストリームを使用し、ウェビナーを開催する方法は下記です。

①試用版環境で機能面、運用面等を確認する。
②配信方法に合わせてプランを検討後、契約する。
③本番環境でウェビナー開催に向けての準備をする。
④本番環境でテスト配信を行う。
⑤ウェビナーを開催する。
それでは、項目ごとにみていきましょう。

①試用版環境で機能面、運用面等を確認する。

クラストリームでは、30日間無償で利用できる試用版環境をご用意しています。
お客様が必要としている機能の確認や、予算イメージに合った運用ができるかを確認してください。試用版環境では、製品版環境と同等の機能を利用できます。ウェビナーを実施するまでの一連の流れを確認し、スムーズに運用できるか確かめていきましょう。

②配信方法に合わせてプランを検討後、契約する。

お客様がご希望としている配信方法、想定視聴者数・同時視聴者数等に合わせて、ご契約いただくプランを検討しましょう。クラストリームでは、お客様の条件にあわせて以下のプランをご用意しています。

	プランの特徴
プラン名	最大視聴ユーザー数	価格
ライトプラン	100名	55,000円/月(税込)
スタンダードプラン	1,000名	110,000円/月(税込)
エンタープライズプラン	10,000名	165,000円/月(税込)

また、機能を限定したリーズナブルな「スモールプラン」もご利用いただけます。

③製品版環境でウェビナー開催に向けての準備をする。

ご契約後、製品版(本番)環境でウェビナー開催に向けての準備を行います。以下の作業に取り掛かりましょう。
・ウェビナー参加者のアカウント準備
・事前案内
・配信動画のアップロード（オンデマンド配信の場合）
また、配信用のカメラ準備や、周囲の声が聞こえない環境を整えることも、良質なウェビナー開催に効果的です。

④製品版環境でリハーサルを行う。

ライブ配信を始める前に、本番と同環境でリハーサル(テスト配信)を行いましょう。リハーサルでは、映像や音声トラブルが起きることなく配信、視聴ができるように画質等を確認、調整します。
一方、オンデマンド配信の場合には、アップロードした動画が快適に視聴できるか事前に動画を視聴確認してください。映像に乱れがある場合や、音声が聞き取りづらい場合にはアップロードする動画を再調整しましょう。

⑤ウェビナーを開催する。

各種確認が完了したら、いよいよ配信開始です。リハーサルで安定した配信が行えるか確認しているため、初心者の方でも安心して開催できます。また、ライブ配信の開催中は、主催者側の方が視聴者として参加することがおすすめです。配信中のトラブルを早期発見し、対策できます。

ウェビナーとは

ウェビナーとは、ウェブとセミナーを組み合わせた造語で、インターネットを利用してウェブ上で行われるセミナーや研修会のことです。ウェブセミナーやオンラインセミナーと呼ばれることもあります。
ウェビナーは、オンラインを通じて視聴している多数の方に向けて情報を発信していくことに主眼を置いています。
一方で、テレワークの広がりにより、ZoomやSkype等を利用して社内会議や打ち合わせをオンラインで行う機会が増えてきましたが、これらは、比較的少人数で常にコミュニケーションをとりながら、議論・検討することに長けています。もちろん、ウェビナーでも、ライブ配信でチャット機能を活用するなどすれば、講師が視聴者からの質問に答えながらセミナーや研修会を進めていくことは可能です。

ウェビナーの具体的活用シーン

ウェビナーは、例えば、

・顧客向けのセミナー
・新商品/サービスの説明会
・社員研修/会社説明会

での活用が考えられます。
具体的には、

・顧客や社員を対象としたセミナーや研修会を動画配信システムによりリアルタイムで配信する
・セミナーや研修会を事前に録画しておき、顧客や社員が都合の良い時にアクセスし、録画した動画をいつでも視聴することができるよう、オンデマンドで配信する
・疑似ライブ配信の際にチャット機能を活用し、動画を視聴している方から質問を受け付ける

といった活用事例があります。

ウェビナーを成功させるポイント

ウェビナーは、トラブルなく開催することが大切ですが、それと同じくウェビナーを成功させることも意識しなければなりません。
成功のために欠かせないポイントとなるのが、次の3つです。

・対象者が参加しやすいスケジュールを設定する
・ウェビナーを録画して後日視聴できるようにする
・スライドや資料を準備して内容をイメージしやすくする

それでは、項目ごとにみていきましょう。

対象者が参加しやすいスケジュールを設定する

ウェビナーを開催する前に、ウェビナーの参加者を募る必要があります。ただし、開催する日程によっては、対象者が参加できない場合もあるでしょう。

このとき大切なのが、対象者の参加しやすいスケジュールを把握し、開催日を設定することです。対象者が社内従業員である場合は、スケジュールを調整しやすい午後一や、就業時間前に設定するといいでしょう。

また、対象者にアンケートを取り、開催日を決定することも効果的です。

ウェビナーを録画して後日視聴できるようにする

ウェビナーをライブ配信で実施することによって、リアルな雰囲気を伝えられます。ただし、対象者全員が参加できない場合や、今後も同様のウェビナーを開催する予定があるなら、配信を録画しておきましょう。

クラストリームでは、録画して編集した動画をオンデマンド配信として公開できます。まとまった動画をいつでも視聴できるようになるため、参加できなかった対象者がチェックできるほか、今後実施するウェビナーに流用できるのが魅力です。

スライドや資料を準備して内容をイメージしやすくする

ウェビナーでは、視聴者に内容を理解してもらうために、分かりやすい説明を行う必要があります。このとき、ライブ配信のように動画を使った配信だからといって、話者だけを映して説明しても理解度は高まりません。

そこで、ウェビナーにあわせて説明用のスライドや資料を準備してみてはいかがでしょうか。画面上にスライド・資料を映して説明すれば、視聴者の理解度を高められます。イメージしやすいライブ配信になることはもちろん、オンデマンド配信でも資料追加の編集といった手間を削減できるでしょう。

動画配信システム導入のメリット

動画配信システムを導入し、セミナーや研修会をウェビナー形式で行うメリットとしては、例えば、以下の4つの点が挙げられます。

開催準備に関する業務の負担軽減

会場でセミナーや研修会を開催するとなると、

・収容人員や交通の便などを考慮した会場の選定や下見
・会場設営(椅子や演台の配置、マイクを始めとした音響機材の準備)
・セミナーや研修会で使用する資料の印刷、用意

など、少し考えただけでも、数多くの業務が思い浮かぶことでしょう。
しかしながら、動画配信システムを利用すれば、会場選定で悩むことはなく、会場設営の必要もなくなります。ウェビナーでは、セミナーや研修会の講師が話しをしている様子を撮影できる社内の会議室1つを確保するだけで十分です。
　
また、大規模なセミナーや研修会では、参加人数分の資料を印刷し、これを袋詰めするなどの作業も必要になる場合があります。しかし、ウェビナーでは、オンラインで資料をデータとして共有することができます。

コストの抑制

ウェビナーでは、上記で見てきたように、会場借上げ費や資料印刷代がかからないので、開催費用を抑えられます。
また、セミナーや研修会当日に受付や案内などの業務に携わる者の人件費や交通費も必要ありません。場合によっては、セミナーや研修会の講師に支払う宿泊代や交通費なども抑えられます。
動画配信システムの導入にもコストがかかりますが、会場での開催と比べ、低コストで専門会社などに委託できるかもしれません。

集客力の向上

セミナーの開催場所として広い会場を確保し、多くの顧客に参加してもらうことを計画しても、昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大防止の観点から、席の間隔を空けるなどしなければなりません。希望どおりの顧客数を収容できるとは限りません。

ウェビナーは、オンライン環境が整えば、参加人員を増やすことが可能です。SNSやブログなどを通じて、ウェビナー開催について幅広く広報すれば、日本中から、さらには世界中から参加者を集うことが可能です。

顧客や社員の利便性向上

セミナーや研修会を主催する会社側のメリットだけではありません。顧客や社員も、ウェビナー形式によるメリットを享受できます。
顧客や社員の立場から考えても、ウェビナーでは、決められた日時に特定の場所に行って、セミナーや研修会を受ける必要がなく、時間的な制約を受けません。自分の都合が良い時に、動画を視聴することが可能です。
顧客や社員は、パソコンやスマホさえ持っていれば、いつでも、どこでもセミナーや研修会を視聴できるのです。

まとめ

ここまで、ウェビナーのやり方などについて解説してきました。いかがだったでしょうか。
パソコンやスマホがあれば、誰でも動画配信ができる時代です。
しかしながら、効果的な商品説明や研修を行うためには、顧客や社員を引き付ける魅力的な動画を配信する必要があります。

ウェビナーを営業や社員教育のツールとして最大限活用できるよう、ウェビナーに関する業務を動画配信サービス専門会社に委託するのも、一つの方法ではないでしょうか。
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