社内イベント動画や新入社員研修動画といった「業務用動画」をYouTubeに投稿して社内共有している会社も多いでしょう。実はその行動は、情報流出の危険があります。

この記事では、YouTubeに業務用動画を投稿する危険性と、投稿時に注意すべきポイントについて解説しています。また、万全のセキュリティの中で動画を社内共有したい企業も多いはずです。そんなときに便利に利用できる「クラストリーム」の紹介もしているので、ぜひチェックしてみてください。

【目次】
YouTubeに業務用動画を投稿する危険性
業務用動画をYouTube投稿する時の注意点
情報漏洩の危険を回避したいなら「クラストリーム」を利用しよう
まとめ

YouTubeに業務用動画を投稿する危険性

動画投稿・配信サイトのYouTubeは、誰もが利用する有名なサービスです。Googleが提供するサービスということもあり、その信頼性の高さから次のような「業務用動画」を投稿し、社内共有している会社もあるのではないでしょうか。

●社内研修動画
●作業手順説明動画
●マナーアップ動画

YouTubeは動画公開時に「限定公開」の設定が行えるので、安心して利用できると思われています。ただし、会社が行う動画の管理状況が悪いと様々な危険が生まれてしまうのです。そこでまずは、3つの危険性について紹介します。

個人情報の流出

業務用動画の中には、社員が登場して業務情報を説明するものがあります。もしYouTubeで一般公開してしまうと、不特定多数の人たちに社員の顔が見られることはもちろん、動画内に映し出される情報から個人情報を特定される場合があります。

また、投稿動画のタイトルや概要文に企業名などがついていると、そこから職員の構成などが流出してしまい、情報漏洩につながることもあります。
そのため、まずは投稿設定を「限定公開」すること、そして動画に映る社員がいれば、全員に公開許可を取ることが大切です。

操作の誤り

YouTubeの動画投稿は、簡単手順で公開作業が行えます。そのことから、あまり投稿内容を確認されずに公開されてしまう場合があります。

なかには「限定公開」するつもりが、操作ミスによって「一般公開」になってしまうこともあり、そこから情報流出につながる可能性もあります。公開設定は動画を管理する担当者の意識によって安全性が変化するため、事前確認を忘れないように注意しましょう。また動画は複数人で管理する体制をつくり、投稿内容をダブルチェックしたうえで投稿するようにすれば、大きなミスを減らすことができるでしょう。

動画配信のルールがない

動画投稿する企業によっては、動画配信のルールを決めていない所も多くあります。

確かにYouTubeなどのシンプルなサイトであれば、ルールを決めずとも利用できますが、動画投稿担当者が複数人いる場合は、各自バラバラの対応となってしまうので注意が必要です。たとえば、ルールを決めずに複数人で動画を管理すると、ある人は限定公開にし、またある人は一般公開にするなどバラバラの対応が生まれます。

ルールを決めなければ、簡単に個人情報流出の危険性が出てしまうので、計画的に業務用動画を作るように注意しましょう。

業務用動画をYouTube投稿する時の注意点

今後もYouTubeで業務用動画を投稿する予定があるのなら、次のポイントに注意してください。

●担当者の情報セキュリティの意識づけ
●YouTube投稿前にルール決めを行う

重要なポイントです。ひとつずつ見ていきましょう。

担当者の情報セキュリティの意識づけ

業務用動画を投稿する企業の多くは、社内で動画管理を行う担当者を決めています。つまり、担当者の知識や情報セキュリティのリテラシーの度合いによって、情報流出等のトラブルの発生率が変化するのです。

もし業務用動画の撮影や投稿・管理を検討中なら、あらかじめ情報セキュリティ講習などを実施し、担当者の意識づけを行っておくのがおすすめです。情報セキュリティの知識があれば安全にYouTubeへ動画投稿できるので、まだ講習会や勉強会を利用したことがない会社は、準備してみてはいかがでしょうか。

YouTube投稿前にルール決めを行う

複数人の担当者でYouTubeアカウントを管理しているのなら、投稿を開始する前に、管理体制やチェックポイントなど、ルール決めを行っておきましょう。

言葉だけのやりとりだと、担当者によって認識に違いが生まれ、投稿設定などが個別で変わる可能性があります。ルール体制を準備しておけば、複数の担当者で共通の認識が持てることはもちろん、担当者の入れ替わりなどに発生する引き継ぎ業務が楽になるというメリットがあります。

情報漏洩の危険を回避したいなら「クラストリーム」を利用しよう

YouTubeへの動画投稿の安全性は、担当者の知識や情報セキュリティの認識に依存します。最初から安全に利用でき、情報漏洩といったトラブルを未然に防ぎたいのなら動画配信システム・プラットフォームの「クラストリーム」の利用がおすすめです。

最後に、クラストリームを利用する魅力を3つのポイントにわけて紹介します。業務用動画を社内共有するときに役立つ動画プラットフォームですので、ひとつずつ見ていきましょう。

万全のセキュリティで動画配信ができる

クラストリームは、金融機関や官公庁など機密レベルが高い組織でも利用されているセキュリティに強い動画プラットフォームです。動画共有を行う対象者を設定できることはもちろん、役職や立場にあわせた限定公開も可能なので、動画を見てほしい人だけに共有できる便利な機能も備わっています。

また、常時オンライン接続が必要なクラウドサービスの提供だけでなく、オンプレミスでも利用できるため、インターネットを通じウイルスが侵入して動画が流出するという心配もありません。

業務用動画を保存できる

YouTubeは、動画を新着順・人気順という風に表示することができますが、お目当ての動画を探すのには向いていません。一方クラストリームはカテゴリ分けをして動画をアップロードできます。

様々な動画形式に対応していることはもちろん、画質設定も行えるので、インターネット回線の状況に応じた動画配信が行えます。

また、アップロードした動画は会社ホームページにリンクを貼り付けたり、プレーヤーとして埋め込んだりして公開することも可能です。保存容量も大きく約3,000時間の動画が保存できるので、会社で扱うすべての動画をまとめて管理できます。

動画の限定配信ができる

クラストリームの魅力は登録ユーザーをグループ分けし、指定するユーザーに限定公開できるというものがあります。

たとえば新入社員研修の動画は、新入社員だけ視聴できれば問題ありません。これをもしYouTubeで行う場合には、動画を限定公開にして、共有URLを該当者に個別送信する必要があります。一方クラストリームなら、最初からグループ分けしたユーザーにのみ自動公開されるため、限定公開作業の手間を最小限に抑えられます。

またYouTubeの注意点である一般公開ですが、クラストリームはアカウントに登録したユーザーにだけ動画を公開するのが基本ですので、不特定多数の人に閲覧される心配がありません。限定公開も簡単に視聴対象を選択できるので、業務用動画公開に役立つサービスだと言えます。

まとめ

この記事では、業務用動画をYouTubeに投稿する危険性と注意点について解説しました。誰もが利用できる便利なサービスですが、使い方次第では情報流出といったトラブルに発展することもあります。

このとき、事前にルール決めや情報セキュリティのリテラシーを学んでおけば問題ありませんが、手間や費用といったコストがかかります。

低コストかつ便利に業務用動画を共有できるサービスをお求めなら、万全のセキュリティで動画視聴制限がかけられる「クラストリーム」がオススメです。大量の動画を一括管理できる便利なサービスですので、この機会にチェックしてみてはいかがでしょうか。