2020/12/04
2024/09/04
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社内向け動画配信方法を徹底解説！メリットや注意点、おすすめシステムを紹介！
社内の情報共有や社内教育など、動画配信システムを導入し取り組んでいる企業が増えています。
動画配信には低コストで分かりやすく、いつでも自分の好きなタイミングで情報共有できるという特性があり、社内業務の効率化が図れます。
しかし実際に社内向けに動画配信をしようと考えた時に、
「動画配信の知見がなくどのように配信したらいいのかわからない」
「どんなシステムを使って動画配信すればいいの？」
「社内情報が外部に漏れないかセキュリティが心配」
とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では社内で動画配信する方法と動画配信システム導入時の注意点、おすすめの動画配信システムをご紹介します。
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社内の情報共有や社内教育など、動画配信システムを導入し取り組んでいる企業が増えています。動画配信には低コストで分かりやすく、いつでも自分の好きなタイミングで情報共有できるという特性があり、社内業務の効率化が図れます。
しかし、社内で動画配信するにはどうすればいいのでしょうか？この記事では社内で動画配信する方法と動画配信システム導入時の注意点、おすすめの動画配信システムをご紹介します。
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まずは社内での情報共有を動画配信で行う目的・意図を明確に！
そもそも社内でのコミュニケーションを動画配信で行う目的・意図は何なのでしょうか？
- 動画で理解しやすく社内広報などの情報共有をしたい
- 営業資料やマニュアルなどは文字だけではなく動画配信で視覚や雰囲気でも伝えたい
- 社内教育・研修は動画配信で一斉に行いたい
- 著名人を招いての講演会を行いたい
など、社内で動画配信システムを利用する目的や意図は様々です。
これらの目的や意図を明確にすることで、動画配信に必要な機材や人材、適切な動画配信システムの選定、配信規模などの具体的な要件が明確になります。
また、目的がはっきりしていると、視聴者にとっても配信内容が一貫性を持ち、理解しやすくなります。配信者側（管理者側）は情報を効率的に伝えられ、視聴者側もわかりやすく情報を受け取れるというメリットがあります。
動画配信ならYouTubeでもいいの？
「動画配信するならYouTubeを使えばいいのでは？」と考えている方も多いかもしれません。
確かにYouTubeは無料で視聴や投稿ができる便利な動画配信サービスですが、社内の共有情報を動画で配信するには大きな欠点があります。
例えば、YouTubeは公開された動画のURLが特定されると、関係者以外にも動画が閲覧されてしまうリスクがあります。特に機密情報や社外秘の資料を含む動画を扱う場合、大きなセキュリティリスクとなります。
YouTubeの利便性は魅力的ですが、情報漏洩の危険性を考慮すると、機密性の高い情報を扱う場合には不適切と言えるでしょう。
他にも、
- 関連動画で業務と関係のない動画が表示されてしまい注意が逸れる
- 広告が入ることもあるので気が散る
など、社内向けに使用する動画配信サービスとしては最適とは言えません。
そのため企業内での動画配信には、セキュリティ対策がされていたり、別動画が表示される心配のない専用の動画配信システムを導入することがオススメです。
専用システムでは、アクセス制限や暗号化通信などの高度なセキュリティ機能が装備されており、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
多少のコストがかかるとしても、十分なセキュリティ対策は企業にとって重要な投資と言えるのではないでしょうか。
関連記事：業務用動画のYouTube投稿は危険？万全セキュリティの動画配信システムを利用すべき理由
関連記事：動画を限定公開するメリットをご紹介！YouTubeやZoomを使う際の注意点も解説します
社内の情報共有を動画配信にするメリットや効果
続いては社内での情報共有を動画配信にするメリットとその効果を紹介します。
メリット１：情報共有が分かりやすい
動画を利用することで、文章では伝えにくい内容も分かりやすく、スムーズに伝えることができます。
アメリカの調査会社、Forrester ResearchのJames L. McQuivey博士が2014年4月に発表した研究結果によると、動画はテキストだけの情報と比較すると、約5000倍も多くの情報を伝達できるという研究結果が発表されています。
例えば製品の使用方法や操作方法のマニュアルを動画で説明することで、視聴者は実際の状況を視覚的に確認でき、理解度が高まります。
これにより、誤解やコミュニケーションの齟齬を減らし、効率的な情報共有が可能となります。
他にも代表のトップメッセージを動画配信することで、文章では理解しにくい動きや表情、声のトーン、雰囲気など、視覚的に細かい部分まで伝わりやすくなるのが非常に大きなメリットと言えます。
メリット2：時間・人的コストの削減
拠点が複数ある企業の場合、講演や従業員研修などで情報を直接伝えようとすると各拠点へ出張を行う必要があり、拠点の数だけ時間もコストもかかってきます。
一方で、動画配信であれば講演や研修内容をあらかじめ録画して配信することや、ライブ配信形式でリアルタイムで講演を実施し、やりとりを行うといったことが全国の拠点で一斉に可能です。これにより時間・コスト両面での節約ができます。
講師を何度も呼んだり、講演場所を毎回確保する必要がないので、大幅な時間的・人的コストの削減に繋がるでしょう。
メリット3：教育コストの削減
新入社員が入ってきた際や、部署移動などで新しい業務を覚える必要がある際などにマニュアルや研修資料は必須ですよね。
しかし紙の資料やマニュアルは動画に比べ伝わりにくく、また人によっては難しく感じるでしょう。一度の教育で伝えられる情報量にも制約があります。
しかし動画配信であれば実際の操作画面や作業する手元を映せ、かつアーカイブ動画を従業員が好きな時に好きなだけ見返せるため、わからないところを繰り返し再生するという使い方も可能です。
また、ライブ配信などを活用してリアルタイムで情報共有を行うこともできるため現地に集まる必要がなく、配信者・視聴者ともに教育の効率化ができるのがメリットと言えるでしょう。
社内で動画配信する際の注意点
社内で動画配信をする際にはいくつか注意点があります。
事前に確認し、動画配信システム導入前にしっかりと対策しましょう。
動画配信・視聴する環境は整っているか確認
社内で動画配信・視聴をするためには、アップロードする管理者側も視聴者側も注意点があります。
例えば、アップロード（管理者）側は撮影用のカメラやマイクなどの機材が必要です。
最近ではスマートフォンのカメラ技術が発達しているため、スマホで簡単に撮影することも可能です。
しかし大規模なライブ配信や、大きな会場での撮影などをする際には、高画質で撮影できるカメラや、各演者への声を拾えるように別途マイクが必要となるでしょう。
また、視聴者側はパソコンやスマートフォン/タブレットが必要です。
また、安定した動画配信・視聴が行えるネット環境があるかも確認しておく必要があります。
セキュリティ面の対策は取れているか確認
社内向けの動画の中には、新人教育向けの動画や重要な会議の機密情報が含まれている動画など、特定の人にしか公開してはいけない情報も多くあるはずです。
動画配信システムのセキュリティレベルが低いと社外の人でもアクセスできてしまい、「情報漏えい」に繋がります。
情報漏えいのリスクを避けるためにも、セキュリティ対策が強固な動画配信システムを導入することが重要です。
人・場所の権利を侵害していないか確認
社内だけで配信する動画だとしても権利関係の考慮が必要になります。
最も注意しなければいけないのが「肖像権」です。
個人を特定できる程度の鮮明さで社員の姿が動画に映ってる場合は、本人の承諾なしで配信しないように注意しましょう。
また、退職時などに自分が映っている動画を消して欲しいなどと言われることもあり得ます。
動画に出演する社員には事前に在職時・退職時の動画出演などについて取り決めておくと安心です。
また、もしも会社外での撮影が必要な場合には、「施設管理権」にも注意しておくと安心です。
施設管理権とは、建物や敷地の所有者が施設内での迷惑行為を制限することができる権利です。
撮影予定の敷地内での撮影が禁止されている場合もあるため、会社外で撮影が必要な場合は撮影が禁止されている場所ではないかを注意しておくと良いでしょう。
社内向け動画配信システムを選ぶポイント
続いては利用すべき動画配信システムを選ぶ際のポイントを解説します。
社内の担当者は、上述した注意点に気を付けながら動画配信サービスを運用していく必要があるので、この章を参考に適切なシステムを選定できるようにしましょう。
操作はしやすいか
実際に動画配信システムを使用する社内担当者は、システムの専門家ではないことが多いでしょう。
さらに、教育や広報、社内イベントなど、動画配信を複数の用途で使用する場合は、それぞれで担当者が異なることも考えられます。
そのためシステムの操作のしやすさは非常に重要な選定ポイントです。
例えば、
- 難しい用語が使われていないか
- 画面や見やすいか
- マニュアルは整備されているか
- 分かりやすいUI/UXか
など、このような点を確認し、システムに詳しくなくても誰が操作しても間違えにくい、分かりやすいシステムを選びましょう。
動画の保存容量
動画配信システムや契約内容によって、動画の保存容量が決められています。
画質が良く、尺の長い動画であればそれだけ容量も多く必要です。
保存容量が不足していると、アップロードがうまくできなかったり、アップロードできたとしても自動的に画質が落とされてしまったりと、意図した動画配信ができない場合があります。
数日かけて実施するような社内教育も数時間の動画を一本の動画として配信したいのか、数分から数十分の動画に分けて配信するのかなど、用途や目的を明確にし、適切な保存容量のシステムを選びましょう。
自社に必要な動画の保存容量がわからない方は一度クラストリームにご相談ください！動画配信のプロが貴社に必要な容量などをご提案させていただきます。
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費用
動画配信システムの導入には、初期費用や月額費用が発生します。
例えばクラウド型の動画配信システムであれば、相場感としては
- 初期費用は数万円から数十万程度
- 月額は数万円〜数十万円程度
であることが多いものの、システムや料金プランによって大きく異なるため、詳細は動画配信システムの料金プランを参照してください。
また、まずは自社がどういった動画配信システムを構築したいのか要件を明確にしておくことが重要です。
要件が明確ではないと、かえって費用対効果の悪いシステムやプランを導入してしまう可能性もあります。
セキュリティ機能や動画保存容量など、適切なスペックの配信システムであるか
- システム利用者数は過不足がないか
- 複数社の見積もりを比較しているか
などを確認し、しっかりと比較検討しましょう。
他にも、動画配信システムの構築費用は構築の方法によって大きく異なるため、自社がどの程度の予算で運用したいのか、どのような動画配信システムを構築したいのかによって選びましょう。
動画配信システムの構築費用はこちらの記事を参考にしてください。
動画配信システムの構築方法は？おすすめの選び方もご紹介>>
社内で動画配信するなら弊社クラストリームがおすすめ！
社内向けの動画配信システムなら、弊社が提供するクラストリームがオススメです！
弊社が運営している動画配信プラットフォーム「クラストリーム」には次のような強みがあります。
- 機密情報でも安心！高いセキュリティでコンテンツ保護
- 約3,000時間分の動画を保存可能
- 部署などの特定グループごとへの動画視聴権限変更可能
弊社のクラストリームは暗号化通信やIPアドレス制限、動画への「ウォーターマーク機能（(特許第6439010号)」の高度なセキュリティ対策により、機密性の高い情報でも安心して動画配信が可能です。
また、ライトプランでも約3000時間分の大容量の動画が保存・管理ができるので、たくさんの動画を保存可能です。
他にも、部署ごとなどのグループと動画を紐づけて特定グループのみが動画を閲覧できるようにするなどの権限変更もできるので、社内向けの動画配信に役立つ機能が揃っているのが魅力です。
それでは最後に、実際にクラストリームをご利用いただいている企業様の具体的な活用例を、いくつかご紹介します。
社員の集合研修に活用
地域密着型の金融機関として活動されている城南信用金庫様での活用例です。
導入前は、職員の集合研修を行うにあたり、時間にしばられるうえ、交通費などの経費負担で大きな課題を持たれていました。
職員が「研修に時間を使ってしまう」というのは、お客様との貴重な対談の時間を割くことにもつながっておりましたが、クラストリームの導入によって、お客様優先で予定が組めるようになったとのお声をいただいています。
また、城南信用金庫様では特定の部署・グループだけに見せられる「動画視聴権限変更」の機能もご活用されております。
研修のコンテンツを特定の部署に配信するために使用するのはもちろんですが、職員に配信する前にコンテンツ内容をチェックする部署のみに権限を付与し確認、許可が下りれば全体へ配信するという運用方法で、研修動画配信までの業務をスムーズに行なうことができるようになったそうです。
いつでもどこでも社内研修を動画で
続いてご紹介するのは、東京ガス株式会社エネルギーソリューション本部様の活用事例です。
東京ガス株式会社エネルギーソリューション本部様では、内線付きのスマートフォンが社員全員に配布された際に、業務プロセス改善の一環としてクラストリームを導入いただきました。
クラストリーム導入前は、社内で研修や説明会を開催しようと思っても、お客様を優先することが多く、全員で集まることが困難でした。また、集まれたとしても夕方以降の時間で、育児中や時短勤務の社員は参加が難しいという課題をお持ちでした。
こうした参加できなかった社員には資料だけでフォローすることが多かったそうです。
しかしクラストリーム導入後は、研修や説明会をその場で撮影し配信できるので、
- 営業先への移動時間
- 業務にゆとりのある時間
などに動画で受講することが可能になりました。
社員を集めて複数回実施していた研修も1回開催すればよくなり、研修を企画する時間や研修のために本社に集まる時間を大幅に削減できたそうです。
また、クラストリームはセキュリティが高く、費用もリーズナブルなことが導入の決め手となったとのコメントをいただいております。
さらに詳しい東京ガス株式会社エネルギーソリューション本部様の活用事例はこちら>>
まとめ
社内で初めて動画配信システムを導入する時には、
- 導入コスト
- 情報漏えいリスク
- ITに詳しい人がいない
など何かと不安だらけですよね。
社内で初めて動画配信システムを導入するなら弊社の「クラストリーム」がおすすめです！
クラストリームは視聴者を限定して配信かつ、高品質・高セキュリティで動画配信できるので情報漏えいのリスク対策も万全で安心です！
また、月額費用も55,000円〜と低価格でご利用いただけます。
社内での動画配信活用をご検討中の方は、ぜひ弊社の「クラストリーム」を利用してみてください！