シフト制勤務会社の情報伝達は「動画配信システム」がオススメ

シフト制勤務の会社では従業員の働く時間帯が異なるため、効率的な情報伝達ができないと悩んでいる会社も多いでしょう。しかし、情報伝達のために時間外の社員まで拘束するのは現実的ではありません。

そこでこの記事では、シフト勤務制で活動する会社の情報伝達を効率化できる「動画配信システム」の魅力について解説しています。Web研修や動画ストリーミング機能も利用できる便利なシステムですので、ぜひチェックしてみてください。

シフト制勤務会社で情報伝達が難しい理由

シフト勤務制の会社で情報伝達するとき、貼り紙やホワイトボードなどで告知すれば問題なく情報共有できると考えていませんか？しかし、貼り紙やホワイトボードといったその場にいないと見えない情報では、従業員が見逃してしまい、効率的な情報伝達に失敗することもあるでしょう。
まずは、紙ベースといった情報共有だと従業員間で伝達するのが難しい理由を3つ解説していきます

社員が決まった時間に揃わない

シフト制勤務は時間ごとに働く人が入れ替わるため、毎回同じ従業員が同じ時間に働くわけではありません。つまり、時間帯によって働く従業員が異なるため、口頭や紙で「本社から連絡がきている」と伝えても見逃したり伝え忘れたりする場合があります。もし連絡された内容を紙に印刷して貼り出しても、それを必ず見てもらえるとは限りません。また管理者が、誰に情報を伝えたのか把握できなくなるのもボトルネックとなります。

店舗によっては社員の専用デスクがない

シフト制勤務の場合、立ち仕事を行う人も多いため、自分のデスクを持っていない社員も大勢います。このとき各社員が自分のPCを所持し、毎日メールチェックできれば問題ありませんが、デスクをもたない従業員の場合、情報チェックというルーティンを作りにくいのが特徴です。

もちろん情報共有は紙だけではなくメールなど、従業員のスマホに情報送信する方法もあります。しかしプライベートのメールに埋もれて見過ごされてしまう場合もあり、効率的な情報共有が難しいのが現状です。

紙媒体の情報伝達が一般的である

IT化が進行している世の中ということもあり、多くの会社では最新技術のシステム導入や情報の電子化が進んでいます。しかし、シフト勤務制の会社の場合、パソコンやスマートフォンといったシステムを操作した業務はほとんどなく、IT端末に触れる時間が少ないため、紙媒体の情報伝達から抜け出せない会社もあるのです。

ただし、業務や情報伝達コストを減らしたいなら、IT化を導入する必要があります。従来の情報共有からシフトチェンジする必要性が高まっているので、現状改善の検討が必要です。

シフト制勤務会社の情報伝達を「動画配信システム」で効率化できるポイント

もし現状の情報伝達を効率化し、シフト制勤務の会社でも使いやすい手法を利用したいなら「動画配信システム」の導入がオススメです。
このとき、情報伝達と動画配信の結びつきをイメージできない人もいるかもしれません。そこで、ここでは、導入することで効率化できる3つのポイントを解説していきます。

システムを通じて情報伝達できる

動画配信システムは動画配信のみならず、データ共有や通知機能が利用できます。そのため、システムを介して必要な情報を簡単に送れるという魅力があるのです。
例えば、社内全体、各従業員に通知したい次の情報は、まとめて通知したり個別で通知できます。

●社内報
●新商品の説明
●スタッフ研修動画
●お知らせ
●緊急通知
●シフト管理表

また動画配信システムを利用していけば、電子データとして情報を通知できるため、紙への出力費用を削減できます。あわせて連絡対象となる従業員だけに通知できることから職場への貼り出しも不要です。

社員のスマホで動画を確認できる

動画配信システムを利用していけば、Web会議・ウェビナーをいつでも開催できます。例えば、会社で次のような情報共有が必要になったとします。

●朝礼
●社内会議
●研修

もし従来の働き方であれば、同じ部屋に一堂に会さなければこれを開催できません。一方、動画配信システムを導入し、スマホなどインターネット接続できるデバイスがあれば、離れた場所からでも本社の生の声を動画を通じて情報共有が可能です。

また、あらかじめ撮影しておいた動画を流して従業員研修を行いたいときなど、時間指定と通知だけ行っておけば、場所を問わず研修に参加できるのも魅力でしょう。このように、様々なシーンに対応した利用が可能なので、シフト制勤務という集合が難しい環境に対応しやすいのが特徴だといえます。

アーカイブ動画を管理できる

中には時間の都合で会議や研修に参加できない従業員も出てくるでしょう。このとき、動画配信システムを活用すれば、Web会議に利用した動画などをアーカイブとして保存し、後から視聴できるように管理可能です。

例えば次の目的で利用した動画などは全てアーカイブに管理できます。

●研修・教育
●会議
●連絡会
●朝礼

保存したアーカイブには、タイトル付けができることはもちろん、概要や動画のチェックポイントをまとめられるのが特徴です。従業員を指定し、視聴してほしい旨を通知することも可能なので便利に利用してみてください。

シフト制勤務会社の動画配信は「クラストリーム」がオススメ

シフト制勤務の課題を解決できる動画配信システムはたくさんありますが、種類によって機能や使いやすさが異なります。
もし本記事で紹介したポイント全てを網羅し、初めての導入でも使いやすいシステムをお求めなら、弊社が提供する「クラストリーム」の利用がオススメです。
そこで最後にクラストリームをオススメする4つのポイントを紹介していきます。

勤務時間が異なるスタッフにも連絡事項を共有できる

クラストリームでは、登録した社員をまとめて管理できます。このとき対象者に一括でのメール送信が可能です。
動画配信の予定情報はもちろん、通常業務の連絡にも利用できることから、通知漏れを防止できます。またグループ機能で役職などを設定していけば、対象となる従業員にだけ通知することも可能です。
また、動画URLなどを送信しておけば、誰がどの動画を閲覧したのかチェック可能です。情報の見忘れがある従業員がいないか確認できるのも魅力ですので、情報共有の効率化に効果的な機能が利用できます。

最大同時視聴者数5,000ユーザー

クラストリームは、動画視聴者数を最大5,000ユーザーに設定できることから、全社一括での動画配信にも耐えられるスペックがあります。また、社内だけではなく、協力会社など招待したい企業にも動画URLを共有できるので、様々なシチュエーションでの情報共有に利用可能です。

大容量クラウドで大量のデータを保管できる

中には大量の動画をアーカイブとして保存し、今後の研修などで活用を考えている会社もあるでしょう。
クラストリームでは、約3,000時間の動画を保存できる大容量クラウドが利用できるため、大量のアーカイブを保存する余裕があります。アーカイブとして保管した動画にはタイトル付けや目次設定、ができるなど、見返しやすくできるのもポイントです。

また、アーカイブを最大2倍速で視聴できる機能が設けられていたりと、時間のない従業員でも視聴しやすくする仕組みが利用できます。

料金プランが複数あり費用を抑えて運営開始できる

クラストリームでは、利用者の予算に応じたサービス提供を実施しており、料金プランを複数設けています。ご利用者様のニーズにあわせてカスタマイズできることはもちろん、まずは安いものから導入して試験運用したい会社向けの「ライトプラン」も利用可能です。
低コストでハイクオリティな動画配信、情報共有を実施できるため、予算に応じたプランを利用してみてください。

まとめ

シフト勤務制の会社の多くは、同じ時間帯に従業員で集まることができないことに課題を抱えているはずです。とくに時間のズレがあると、情報共有が難しいのがボトルネックでしょう。

もしその課題解決を急ぎたいなら、弊社が提供する動画配信システム「クラストリーム」の利用をご検討ください。時間が合わないシフト勤務制の会社でも情報共有しやすく、誰が動画を視聴したのか管理できるなど、課題解決にピッタリな機能が充実しています。

公式サイトでは、クラストリームの使いやすさを確認するデモサイト、無料資料請求ができるので、この機会にぜひご検討ください。